A KPI az angol Key Performance Indicator kifejezés rövidítése, ez „fő teljesítménymutatót”-ra fordítható le magyar nyelvre. A KPI mutatja meg, hogy a kitűzött céljaink felé, milyen gyorsasággal halad a kitűzött céljai felé. A cégek persze nem csak egy KPI indikátort definiálnak, hanem többet is és ezeket együttesen mutatják meg, hogy a cég mennyire hatékony és mennyire van esély a kitűzött célok elérésére. A KPI-kat a szervezet, minden szintjére tudnak meghatározni, így pontosan követhetővé válik a szervezet. melyik része gyengélkedik. Lehetnek magas szinten levő célkitűzések, illetve lehetnek alacsonyabb szintű kisebb részlegeknek saját célkitűzései. Ezekből kiderülhet a vállalat gyengén működő részlegeit meghatározni és ott folyamat fejlesztéseket alkalmazni, amivel a hatékonyság növelhető lesz.
A KPI is, mint minden más csak akkor értékes, ha megfelelően használják. Érdemes csak azokat a célokat vizsgálni, amelyek előre visznek. Nem hasznos célok és metrikák esetleg félrevezethetik a vezetőket a döntéshozatalok során.
Továbbá a figyelmen kívül hagyott de fontos metrika ugyanúgy félrevezető lesz, mint a sok figyelemmel kísért de haszontalan. Érdemes fókuszálnunk a tényleges közeli célokra, nem a távlati lehetőségekre.
Ahhoz, hogy helyes eredményt kapjunk szükség van a célok helyes definiálására, megfelelő emberek delegálására, folyamatok ellenőrzésére és azok felülvizsgálatára, ha úgy látjuk a azok elavultak a jelenlegi szervezet mérésére.
A folyamataink sikeressége mutatja meg azt, hogy melyek azok amelyekre érdemes a KPI segítségével is követnünk és melyek azok amelyekkel nem. Ezeket az információkat egybefogva érdemes ezeket kezelni.
A KPI-k relevanciájának megállapítására a SMART módszer alkalmazása az egyik leghatékonyabb módszer. A SMART is egy angol kifejezése, magyar jelentése „okos”, viszont ebben az esetben ez egy mozaikszóként is alkalmazható.
S – Specifikus-e a kitűzött cél?
M – Mérhető-e a folyamat, amellyel elérhetjük ezt a célt?
A – Aktuális helyzetben reális lehet ennek a cél elérése?
R – Releváns-e, tehát kapcsolódik-e ez a cél a szervezet jellegéhez?
T – Tervezett időtartamon belül megvalósítható-e a kitűzött cél?
A KPI-k meghatározása nem egyszerű feladat. Ezen fő teljesítménymutatók lényege, hogy mindegyik egy bizonyos üzleti cél megvalósítását jelenti, így a KPI-ket a általában fontos üzleti szabályok alapján kell definiálni. A KPI meghatározásához érdemes megválaszolni a következő kérdéseket:
A SMART-módszer két újabb lépéssel bővíthető, azonban ezek saját véleményem szerint, nagyon fontos.
Segítségükkel folyamatosan felmérjük a KPI-kat és azok relevanciáját a szervezeten belül, ha sikerült idő előtt elérni az éves kitűzött bevételnövekedést, akkor érdemes a KPI-t ellenőrizni, hogy hogyan sikerült azt megtennünk, melyek voltak a tényezők amelyek ezt indukálták. Ezzel esetlegesen találhatunk olyan megvalósításokat, amelyek tovább bővíthetőek, vagy más részlegeknél is alkalmazhatóak.
A KPI eredményeinek hasznosítása fontos feladat. Ezen metrikák sokszor nem adnak értéket egy cég életében, amely nem feltétlen a metrika hibája, de a cégen belüli gondokara is utalhat. Az információ áramlás hibái miatt, jelentősen romolhat a KPI megítélése és eredményessége. Fokozottan figyelni kell tehát a kommunikációra és a KPI-t folyamatos felülvizsgálatára és újraértékelésére.
Ezen fő teljesítménymutatók kezelése időt vesz igénybe, időt vesz igénybe a célok teljesülése illetve nem teljesülésének átbeszélése. De ezekből tanulva lehet további fejlődést elérnünk, hogy tanulunk a hibáinkból és azokat ezáltal sikerülhet hamar feltárni és megoldást találni rájuk, így a végső céljaink kevésbé lesznek veszélyben.
